آیین نامه مالی شرکتها

---

این ایین نامه ها میتوانند با توجه به شرایط هر شرکتی متغیر باشند و این یک نمونه ای است که شما میتوانید ان را تغییر دهید . با تشکر

آئین نامه
مالی

تصویب کننده	تایید کننده	تهیه کننده
		سرپرست مالی	سمت
			نام و نام‌خانوادگی
		27/07/1400	تاریخ
			امضا

هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل , تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر درهزینه های جاری شرکت می باشد.

1-خرید و پرداخت

1-1 خرید

1-1-1 حدود معاملات به سه بخش جزئی ، متوسط ، و عمده تقسیم میشود :

الف-1 جزئی ریالی : مبلغ خرید حداکثر 50 میلیون ریال

1-1-2 در خریدهای زیر 10 میلیون ریال صحت سنجی و سپس خرید انجام شود و هنگام پرداخت به تایید مدیر تدارکات/بازرگانی برسد.

1-1-3 در خریدهای بین 10 میلیون ریال تا 20 میلیون ریال حتما استعلام کتبی از سه فروشنده و تایید قیمت و شرایط مناسب پرداخت اخذ گردد.

1-1-4 در خریدهای 20 میلیون تا 50 میلیون ریال حتما نیاز به مجوز مدیرعامل میباشد.

1-1-5 تمامی خریدهای جزئی باید با فاکتور خرید و بصورت حداقلی اطلاعات فروشنده (نام فروشنده، کدملی یا شناسه ملی،آدرس،کدپستی) باشد.

ب-1 متوسط ریالی : مبلغ خرید بیشتر از 50 میلیون ریال تا 500 میلیون ریال (حداکثر تا 10 برابر معاملات جزء)

1-1-6 خریدهای متوسط ریالی، پیشنهاد مدیر تدارکات/بازرگانی یا مامور خرید از طریق کمیسیون معاملات تصویب و خرید از طریق مناقصه یا استعلام انجام میشود.

ج-1 عمده ریالی : مبلغ خرید بیشتر از 500 میلیون ریال

1-1-7 خریدهای عمده ریالی و ارزی، از طریق کمیسیون معاملات تصویب و خرید از طریق مناقصه یا استعلام انجام میشود.

1-1-8 درکلیه موارد خرید (اعم از حقیقی یا حقوقی)، اعلام شماره شبای شرکت یا شخص حقیقی فروشنده به همراه کدملی یا شناسه ملی و کداقتصادی الزامی میباشد.

1-1-9 تمامی خریدهای ارزی در بخش های جزئی و متوسط و عمده، بر اساس قوانین بانک مرکزی و صلاحدید مدیریت صورت خواهد گرفت.

کمیسیون معاملات :

به منظور اخذ بهترین تصمیم در خریدهای شرکت، کمیسیون معاملات شرکت متشکل از مدیرعامل، مدیر بازرگانی (مدیر تدارکات)، مدیر مالی، مدیر تولید( مدیر فنی) تشکیل خواهد شد.

تمامی مصوبات کمیسیون معاملات باید به امضاء کلیه اعضا رسانده شود و مصوبات آن باید طی حداکثر 2 روز کاری برای اخذ تصمیم نهایی بصورت گزارش به مدیریت اعلام گردد.

1-2 پرداخت

1-2-1 پرداختهای شرکت در دو حالت پرداختهای نقدی روزانه و پرداخت های مدت دار انجام میشود.

پرداختهای روزانه :

1-2-2 در صورت دریافت برگ درخواست وجه که کاملا تکمیل شده باشد (تاریخ ، واحد مربوطه ، درج مبلغ ریالی و حروفی مبلغ، علت هزینه، مبلغ واریزی در وجه چه کسی، قید نمودن شماره شبا یا حساب، پیوست شدن مستندات، امضای درخواست کننده، امضای مدیر واحد ، امضای مدیریت ، (و تعیین اولویت دار بودن توسط مدیریت) هفته ای 2 مرتبه بشرح ذیل از طریق خزانه داری واریز میگردد:

روزهای یکشنبه هر هفته از ساعت 10 الی 30/12

روزهای چهارشنبه هر هفته از ساعت 10 الی 30/12

1-2-3 مبلغ واریزی توسط خزانه حداکثر ................................. ریال خواهد بود و مبالغ بالاتر از این از طریق سیستم صدور چک میباشد.(مگر با دستور کتبی مدیریت محترم)

پرداختهای مدت دار :

1-2-4 بصورت چک شرکتی میباشد که فقط روزهای چهارشنبه هر هفته از ساعت 13 الی 15 تحریر و صدور و جهت امضای مدیران ارسال شده و در روز یکشنبه هر هفته تحویل ذینفع یا واحد درخواست کننده میشود.

1-2-5 هنگام تحویل چک چه بصورت مستقیم از طریق واحد مالی چه بصورت واسطه توسط پروژه ها، حتما تحویل گیرنده چک از طرف ذینفع کتبا معرفی شده باشد و کپی کارت ملی وی اخذ شود و ذیل کپی چک، نام و امضا تحویل گیرنده و مهر ذینفع ضمیمه گردد.

1-2-6 تاریخ سررسید چک ها بر اساس سیاست شرکت و فقط با صلاحدید و تایید مدیریت قابل اجرا میباشد.

1-2-7 مواردی مانند تسویه نمایندگان بیمه که جزو واجبات پرداختها میباشند و مواردی که با مجوز کتبی یا شفاهی مدیریت در اولویت پرداخت و خارج از نوبت قرار بگیرند خارج از بندهای فوق پرداخت میگردد.

1-2-8 هر واحد عملیاتی و اجرائی که نیاز به دریافت خدمات از تامین کنندگان غیر درون سازمانی میباشند که در نهایت شرکت ملزم به پرداخت مبلغ آن خدمات است، ملزم به دریافت و عقد قرارداد یا تفاهم نامه و ارجاع یک نسخه از آن به واحد مالی میباشند.

1-2-9 مدیر هر واحد عملیاتی یا اجرائی پس از دریافت خدمات غیر درون سازمانی و پس از دریافت فاکتور رسمی ( و یا غیررسمی) آنرا امضا نموده و به واحد مالی تحویل دهد.

1-2-10 در صورت اخذ پیش فاکتور توسط واحدها، تسویه مبلغ تا اخذ فاکتور اصلی بصورت کامل انجام نخواهد شد.

1-1-11 در صورت اخذ پیش فاکتور توسط واحدها، اقدام به اخذ فاکتور اصلی باید توسط واحد مربوطه انجام شود.که این مورد باید در نهایت تا 25 هرماه انجام شود و حداکثر تا 10 روز مانده به پایان فصل به واحد مالی ارجاع شود.بدیهی است در صورت تاخیر در ارجاع به واحد مالی، مراتب بصورت مکتوب به مدیریت گزارش میشود و عواقب مالی آن بعهده مدیر واحد مربوطه میباشد.

نکته : تنها پل ارتباطی بین واحد مالی و تمامی پروژه ها، طبق دستور مدیریت، مدیر داخلی شرکت میباشد.

2- تنخواه گردان

1-1-2 تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.

2-1-2 ثبت تنخواه دریافتی و اسناد و هزینه در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت

3-1-2 واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امورمالی.

4-1-2 خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.

5-1-2 مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه دراختیار خود حق واگذاری هرگونه وام ، علی الحساب , مساعده , پیش پرداخت و یا وجه امانت, خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت دار این وجوه می باشند.

2-1-6 شماره سند هزینه میبایست طبق کدینگ مراکز هزینه و پروژه اعلام شده تخصیص یابد.(آموزش نحوه ثبت و تخصیص مراکز هزینه توسط واحد PMO)

2-1-7 درصورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تائید نباشد و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد، واحد مالی، معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می نماید . ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده می شود.

2-1-8 کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست با نام شرکت انجام شود.

9-1-2 اصل فاکتور یا صورتحساب فروشنده(برای فاکتورهای غیررسمی دارای عناوین نام فروشنده , مهر و امضاء , آدرس و تلفن فروشند (و برای فاکتورهای رسمی دارای نام فروشنده حقیقی یا حقوقی، شماره ملی یا شناسه ملی، کداقتصادی، شماره ثبت، آدرس، کدپستی، تلفن، مهر و امضای فروشنده.

2-1-11 امور مالی اسناد و مدارک منظم به سند هزینه را بشرح ذیل کنترل می نماید :

الف- اقلام هزینه با تأیید مقام مجاز صورت گرفته باشد.

ب- سند هزینه دارای اسناد ومدارک مثبته که مؤید انجام هزینه است باشد.

پ- آیین نامه معاملات جزئی در خریدهای انجام شده رعایت شده باشد .

ج- سقف مبلغ تنخواه رعایت شده باشد.

خ- تخصیص صحیح عوامل هزینه و مراکز هزینه با مدارک هزینه به درستی انجام شده باشد.

12-1-2 امضاء تنخواه گردان، مدیر پروژه، مدیر عامل، در ذیل صورت هزینه (به عنوان تایید وصحت هزینه ) قبل از ارائه به امور مالی الزامی است .

13-1-2 واحدهای تنخواه دار مکلفند کلیه قوانین و مقررات و ضوابط مربوط به انجام معاملات را دقیقاً رعایت نمایند.

2-1-14 ترتیب تنظیم مدارک خرید کالا یا خدمت:

الف-اصل درخواست واحد متقاضی.

ب-دستور مقام مجاز تشخیص دهنده در انجام معاملات مبنی بر موافقت با خرید کالا یا خدمت مورد نظر و ترجیحا با قید برآورد هزینه.

پ-استعلام بهای تهیه شده در صورت انجام خریدهای درحد معاملات متوسط.

ج-صورت مقایسه قیمتهای استعلام شده.

خ-اصل فاکتور یا صورتحساب فروشنده.

2-1-15 فاکتورهای دریافتی می بایست بدون قلم خوردگی باشد و مشخصاات نام و آدرس و شماره تلفن و شماره اقتصادی و شماره ملی فروشنده بر روی آن درج شده باشد.

3-کارکنان

3-1 مساعده

مساعده کارکنان فقط 2بار در ماه در تاریخ های 10 و 24 هر ماه انجام خواهد شد و مبنای محاسبات و پرداخت هم حداکثر یک سوم حکم پرسنلی می باشد.

پس از درخواست مساعده پرسنل، مدیر اداری تمامی درخواست را در قالب جدول پیوست جمع آوری و پس از امضای مدیریت یک روز قبل از تاریخ های ذکر شده جهت پرداخت تحویل واحد مالی میدهد.

3-2 وام

کارمند پس از پر کردن فرم مربوطه و تایید مدیر واحد و مدیر اداری و منابع انسانی با رعایت شرایط زیر قابل پرداخت خواهد بود:

در صورتی که کارمند حداقل سابقه 12ماه حضور در شرکت داشته باشد.

در صورتی که بدهی از قبل به شرکت نداشته باشد و در صورت وجود، مبلغ حقوق باقیمانده در ماه تکافوی اقساط وام جدید را بدهد.

حداکثر وام پرداختی ..................................... ریال میباشد که باید تا پایان سال جاری بازپرداخت شود

مقدار تضمین وام در درجه اول چک و در نهایت سفته به میزان 125% وام پرداختی میباشد که در هر صورت باید در وجه شرکت و بدون تاریخ و با امضای درخواست کننده وام باشد.

نکته : تمامی آیین نامه فوق، با توجه به امور جاری شرکت و صلاحدید مدیریت، قابل بازنگری و ارائه متمم خواهد بود.

جدول 1 – ضمانت اجرایی

مرحله	ضمانت اجرایی
اول	3 بار تذکر شفاهی
دوم	2 بار تذکر کتبی
سوم	کسر کار نیم روز + تذکر به مدیر واحد

دانلود فایل ورد آیین نامه مالی

آیین نامه تنخواه گردان

---

با سلام و احترام

دستور العمل تنخواه گردان:

به واحدها یا ماموران خرید مستقر در پروژها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند ، اطلاق می شود. افراد مجاز با پیشنهاد

مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل در شرکت تعیین می گردند

لذا با توجه به حساسیت عملیات تنخواه گردانی خواهشمند است در خصوص تهیه و تنظیم اسناد تنخواه خود موارد ذیل را مد نظر

داشته باشید

1- فاکتور بدون خط خوردگی باشد

2- فاکتور به ریال باشد

3- فاکتور ممهمور به مهر فروشنده باشد

4- فاکتور دارای آدرس و شماره تماس باشد

5- فاکتور دارای کد ملی و یا فاکتور رسمی باشد – با تائید واحد مالی

6- حتما از رسیدهای دستگاه ATM و POS کپی گرفته و ضمیمه شود

7- فاکتور به نام شرکت صادر شود و از صدور به نام شخص خودداری شود – مگر در موارد خاص با تائید واحد مالی

8- فاکتورها به تائید مقام مسئول برسد و دارای توضیحات کامل باشد- بطور مثال هزینه اسنپ به روئیت و تائید مسئول مربوطه

برسد و توضیحی در خصوص استفاده از آن داده شود

9- اسناد تنخواه حتما دارای شماره باشند

10- فرم خلاصه تنخواه گردان حتما بصورت تایپی باشد

11- کلیه تنخواه ها به واحد مالی تحویل داده شود

12- پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.

13- واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امورمالی.

14- خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.

15- خودداری از پرداخت وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان ( وام.مساعده.علی الحساب).

16- تنخواه داران ملکفند تنها در صورت وجود نقدینگی کافی نسبت به خرید کالا یا خدمات اقدام نمایند و ایجاد تعهد و خرید

نسیه از محل تنخواه ممنوع می باشد.

17- پرداخت هر گونه وام یا مساعده توسط افراد مزبور ممنوع است.

18- تنخواه گردان مکلف است حسابی جداگانه مخصوص تنخواه داشته باشد که درهر زمان که نیاز باشد نسبت به ارائه پرینت

بانکی اقدام کند

19- کلیه ضمائم به ترتیب، با شماره و مرتب ضمیمه برگ صورت تنخواه باشد.

20- بدلیل حجم بالای ضمائم اسناد تنخواه ،حتما اسناد مورد نظر بصورت پانچ شده و با گیره تحویل واحد مالی گردند

21- شارژ مجدد تنخواه در صورت ارائه حداقل 80% هزینه کرد مبلغ تنخواه خواهد بود

لطفا دقت فرمائید رعایت نکات فوق الزامی است و فاکتورها و اسناد تنخواه بدون رعایت نکات فوق عودت داده خواهد شد.

با تشکر

واحد مالی

دانلود فایل ورد ایین نامه تنخواه گردان